Esta guía te explica paso a paso cómo realizar la transmisión de la Nómina Electrónica a la DIAN desde Loggro, qué requisitos debes cumplir antes de iniciar y cómo verificar que el proceso se haya realizado correctamente.
Está dirigida a administradores de empresas y personal de gestión humana que necesitan cumplir con la normativa de forma clara, rápida y sin complicaciones técnicas.
Video Tutorial
Antes de comenzar: información clave que debes tener lista
Antes de realizar la transmisión de la Nómina Electrónica, asegúrate de contar con los pagos del mes que vas a reportar. Esto es indispensable para que el sistema pueda generar correctamente los documentos exigidos por la DIAN.
Consideraciones importantes según tu plan en Loggro
Si tienes el plan Nómina LITE
Debes haber importado previamente la plantilla de pagos correspondiente al mes que vas a transmitir.
Si tienes otro plan de nómina
Genera los pagos directamente en Loggro, verifica que:
Los pagos del mes estén en estado Pagado o Por pagar, según aplique.
¿Cuándo se debe transmitir la Nómina Electrónica?
Ten en cuenta estas reglas según el tipo de empresa:
Empresas NO obligadas a llevar contabilidad: Deben transmitir la Nómina Electrónica cuando el pago al empleado se haya hecho efectivo.
Empresas obligadas a llevar contabilidad: Pueden transmitir la Nómina Electrónica cuando esté por pagar o ya pagada en el sistema.
Recuerda:
La transmisión se realiza por mes y por empleado, sin importar si tu empresa paga de forma semanal, quincenal o mensual.
Configuración obligatoria antes de la primera transmisión
Antes de transmitir tu primera Nómina Electrónica en Loggro, debes realizar esta configuración inicial:
Paso 1: Accede a la configuración
Ingresa a Configuración → Organización.
Haz clic en la pestaña Parámetros.
Paso 2: Define el período inicial
Desplázate hasta la parte inferior.
Establece el período correspondiente a la primera nómina que vas a transmitir.
Este período debe ser igual o posterior a septiembre de 2021.
Importante:
Este parámetro solo puede modificarse si aún no has realizado transmisiones de Nómina Electrónica.
¿Cómo consultar los pagos generados o importados?
Para validar los pagos antes de transmitir:
Ingresa a Nómina → Gestión de Pagos de Nómina.
Dirígete a la pestaña Historial de Pagos.
Verifica que los pagos del mes estén completos y correctos.
Paso a paso para transmitir la Nómina Electrónica a la DIAN
Paso 1: Ingresa al módulo de Nómina Electrónica
Ve a Nómina → Gestión Nómina Electrónica.
Paso 2: Inicia la transmisión
En la parte superior derecha, haz clic en Transmitir Nómina.
El sistema mostrará un mensaje de confirmación con el mes a transmitir.
Verifica la información y haz clic en Sí para continuar.
Paso 3: Proceso de envío
Loggro iniciará automáticamente la transmisión.
Verás un mensaje informativo en la parte superior.
En pantalla se mostrará el resumen de la nómina transmitida y su estado.
Información que verás después de la transmisión
Cada transmisión incluye las siguientes columnas informativas:
Mes: Año y mes de la nómina transmitida.
Fecha inicial de envío: Fecha del primer envío realizado para ese mes.
Empleados: Número total de empleados incluidos.
Doc. Soporte: Cantidad de documentos soporte generados.
Un empleado puede tener más de un documento en el mes (por ejemplo, ajustes salariales).
Notas de Ajuste: Número de notas generadas.
Devengados: Valor total de los ingresos reportados.
Deducciones: Total de descuentos aplicados.
Diferencia: Resultado entre devengados y deducciones.
Estado general: Campo crítico. Debes actualizarlo
constantemente para validar que no existan rechazos .El estado final debe ser Transmitida con éxito.
Usuario: Usuario que realizó la transmisión.
Opciones adicionales del menú (⋮)
Al final de cada registro encontrarás un menú con estas opciones:
Ver documentos:
Permite consultar el detalle de cada documento soporte generado, donde podrás ver:
Número del documento
Versión final (si hubo reemplazos).
Valores reportados.
Estado ante la DIAN.
Es fundamental:
Verificar el estado de cada documento.
Actualizarlo manualmente desde:
Actualizar estado (por documento), o
Reenviar y actualizar (de forma general).
Los documentos deben quedar en estado Aprobado.
Ver rechazados:
Muestra el detalle de los documentos que fueron rechazados por la DIAN, lo que te permitirá identificar errores y realizar los ajustes necesarios.
Recursos adicionales
Para conocer más sobre los Documentos de Nómina Electrónica, consulta el artículo relacionado en nuestra base de conocimientos.
También puedes revisar el video explicativo, donde se muestra un ejemplo completo del proceso de transmisión de Nómina Electrónica desde Loggro.