En esta guía aprenderás cómo consultar, revisar y hacer seguimiento a los pagos de nómina transmitidos electrónicamente ante la DIAN, de forma clara y paso a paso, desde el módulo Gestión Nómina Electrónica.
Esta información es clave para validar que tus transmisiones fueron aceptadas, identificar documentos soporte, revisar valores y descargar comprobantes oficiales.
¿Para qué sirve la consulta de pagos de nómina electrónica?
La consulta de pagos transmitidos te permite:
Verificar qué meses de nómina ya fueron enviados a la DIAN.
Confirmar que la nómina esté Transmitida con éxito.
Revisar documentos soporte, notas de ajuste y valores.
Descargar XML, CUNE, QR y acuses de recibo DIAN.
Identificar y corregir posibles rechazos o inconsistencias.
Paso a paso para consultar los pagos de nómina transmitidos
Paso 1: Ingresa al módulo de Gestión Nómina Electrónica
Accede al sistema con tu usuario y contraseña.
Dirígete al menú Nómina.
Haz clic en Gestión Nómina Electrónica.
Al ingresar, se abrirá una nueva ventana donde podrás visualizar los meses de nómina que han sido transmitidos electrónicamente.
Información que se muestra en el listado de transmisiones
En la pantalla principal encontrarás una tabla con columnas que resumen el estado de cada transmisión. A continuación, te explicamos qué significa cada una:
Mes: Indica el año y mes correspondiente a la nómina transmitida.
Fecha inicial de envío: Muestra la fecha en la que se realizó la primera transmisión de ese mes.
Importante: Si realizas retransmisiones por ajustes, esta fecha no cambia; siempre se conserva la inicial.
Empleados: Indica el número total de empleados incluidos en la nómina transmitida.
Documentos soporte: Muestra la cantidad de documentos soporte generados.
Recuerda que la transmisión de nómina es individual por empleado, y que un mismo trabajador puede tener más de un documento en el mes, por ejemplo, si hubo ajustes salariales en una quincena.
Notas de ajuste: Refleja el número de notas de ajuste generadas para ese período de nómina.
Devengados: Corresponde al valor total de los devengados incluidos en la nómina transmitida.
Deducciones: Indica el valor total de las deducciones aplicadas en la nómina.
Diferencia: Muestra la diferencia entre los devengados y las deducciones del mes transmitido.
Estado general: Este es uno de los campos más importantes. Indica el estado de la transmisión ante la DIAN.
Debes hacer clic en el ícono de actualización
para verificar si existen rechazos. El estado final correcto debe ser Transmitida con éxito.Usuario: Muestra el usuario del sistema que realizó la transmisión de la nómina.
Opciones disponibles en la columna de acciones (ícono de tres puntos)
Al hacer clic en los tres puntos, tendrás acceso a diferentes acciones para consultar o gestionar la información transmitida.
Ver documentos:
Esta es la opción principal. Al seleccionarla podrás:
Consultar el detalle de cada documento soporte generado.
Ver el número del documento, versión final o reemplazo.
Revisar valores, estado y fecha de notificación a la DIAN.
Actualizar el estado de los documentos:
Es fundamental verificar que todos los documentos estén aprobados:
Puedes actualizar el estado de forma individual, haciendo clic en Actualizar estado.
Realizar una actualización general con el botón Reenviar y actualizar.
El estado definitivo de cada documento debe figurar como Aprobado.
Descargar documentos
Permite descargar en tu equipo los documentos generados en la transmisión, incluyendo:
Archivo XML.
Código CUNE.
Código QR.
Estos archivos son el soporte oficial de la nómina electrónica.
Ver detalle historial
Al hacer clic en esta opción se mostrará una ventana lateral donde podrás:
Identificar cada proceso de transmisión realizado.
Consultar la fecha de ejecución.
Ver el estado de cada evento del proceso.
Ver acuse de recibo DIAN
Permite consultar la respuesta oficial de la DIAN una vez recibido el documento soporte de nómina electrónica.
Descargar acuse de recibo DIAN
Descarga en tu equipo un archivo XML que contiene el acuse de recibo emitido por la DIAN.
Este documento es clave como evidencia de recepción.
Eliminar
Esta opción permite eliminar registros, según las condiciones y permisos del sistema.
Recomendación: Utiliza esta acción solo si estás completamente seguro y conoces el impacto que puede generar.
Recomendaciones finales
Revisa periódicamente el estado general de tus transmisiones.
Asegúrate de que todos los documentos estén aprobados por la DIAN.
Descarga y guarda los XML y acuses de recibo como soporte legal.
Ante rechazos, realiza los ajustes necesarios y actualiza el estado.