En esta guía aprenderás cómo consultar y validar los gastos acumulados por prestaciones sociales y vacaciones de tus empleados, de forma clara y paso a paso. Esta información es clave para asegurar que los valores estén correctos antes de la transmisión de la nómina electrónica, especialmente en el cierre del año.
¿Para qué sirve este reporte?
El reporte de Gastos por Prestaciones y Vacaciones (Devengo) te permite:
Revisar los valores acumulados de prestaciones sociales y vacaciones.
Detectar errores o inconsistencias a tiempo.
Confirmar la información que se usará en la nómina electrónica de diciembre.
Tomar decisiones correctivas antes del cierre contable y laboral del año.
Ruta para acceder al reporte
Para consultar esta información, sigue esta ruta en el sistema: Reportes → Gastos por Prestaciones y Vacaciones (Devengo).
Paso a paso para realizar la consulta
Paso 1. Selecciona el período
Una vez ingreses al reporte:
Define el Año que deseas consultar.
Selecciona el Mes correspondiente.
Haz clic en Buscar.
El sistema cargará automáticamente la información acumulada para el período seleccionado.
Información que puedes verificar en el reporte
El reporte muestra un resumen detallado por empleado. A continuación, te explicamos cada columna de forma sencilla:
Datos generales del empleado
Identificación: Número de documento del empleado.
Nombre: Nombre completo del empleado.
Salario integral: Indica si el empleado tiene o no configurado salario integral.
Valores de prestaciones sociales
Cesantías: Valor acumulado por cesantías del empleado.
Intereses de cesantías: Valor correspondiente a los intereses sobre las cesantías.
Prima de servicios: Valor acumulado de la prima de servicios.
Vacaciones: Valor acumulado por concepto de vacaciones.
Totales y saldos
Total gasto año: Total del gasto acumulado del empleado durante el año.
Saldo de cesantías: Saldo pendiente de cesantías.
Saldo intereses de cesantías: Saldo pendiente de intereses de cesantías.
Saldo prima de servicios: Saldo pendiente de prima.
Total prestaciones: En la última columna se muestra el valor total de todas las prestaciones del empleado.
¿Qué hacer si la información no es correcta?
Si detectas que los valores del reporte no coinciden con lo esperado, es muy importante revisar los acumulados iniciales, ya que estos son la base para el cálculo de las prestaciones.
Verificar y ajustar acumulados iniciales
Ingresa a la opción: Avanzadas → Acumulados Iniciales
Revisa que los valores iniciales estén correctamente configurados.
Realiza los ajustes necesarios y guarda los cambios.
Importante antes de volver a revisar el reporte
Ten en cuenta que:
Los cambios en los acumulados solo se reflejarán en el reporte cuando hayas finalizado todos los pagos del mes actual.
Una vez cerrados los pagos, vuelve a ingresar al reporte de Gastos por Prestaciones y Vacaciones (Devengo) para validar que la información ya esté actualizada.
Recomendación final
Revisar este reporte de forma periódica te ayudará a:
Evitar errores en la nómina electrónica.
Garantizar el correcto cálculo de las prestaciones sociales.
Ahorrar tiempo y reprocesos en el cierre de mes o de año.
Si haces este control de manera preventiva, tu gestión de nómina será más segura y confiable.