En esta guía aprenderás cómo generar y descargar el archivo de aportes a seguridad social desde el sistema de nómina, de forma clara y paso a paso. Este archivo te permitirá verificar la información de los aportes por periodo y usarla para validaciones internas o envío al operador correspondiente.
¿Qué es el archivo de aportes y para qué sirve?
El archivo de aportes es un documento que contiene el detalle de los valores calculados para seguridad social de un periodo específico. El sistema lo genera en formato Excel y lo envía automáticamente al correo electrónico del usuario que realiza el proceso.
Con este archivo puedes:
Verificar la información de aportes por empleado.
Confirmar valores antes o después del pago.
Identificar el centro de costos asociado a cada trabajador.
Importante: El archivo puede generarse sin importar el estado del pago de los aportes.
Requisitos previos
Antes de iniciar, ten en cuenta lo siguiente:
Tener acceso al módulo de Nómina.
Contar con un periodo de nómina previamente generado.
Tener acceso al correo electrónico con el que inicias sesión en el sistema.
Paso a paso para generar el archivo de aportes
Paso 1: Ingresa al módulo de Gestión de Aportes
Dirígete al menú Nómina.
Haz clic en Gestión de Aportes.
Paso 2: Ubica el periodo de aportes
Dentro de Gestión de Aportes, puedes buscar el periodo desde cualquiera de estas pestañas:
Aportes en Proceso
Historial de Pagos
Selecciona el periodo del cual deseas generar el archivo de aportes.
Paso 3: Genera el archivo
En el periodo seleccionado, haz clic en el ícono de los tres puntos (⋮).
En el menú desplegable, selecciona Generar Archivo de Aportes.
Verifica la información mostrada en pantalla.
Haz clic en el botón Generar.
El sistema mostrará un mensaje de confirmación indicando que el archivo fue generado correctamente y enviado al correo electrónico del usuario logueado.
Paso 4: Descarga y revisa el archivo
Ingresa a tu correo electrónico.
Descarga el archivo de aportes en formato Excel.
Revisa el detalle del documento, donde encontrarás:
Información completa de los aportes del periodo.
Datos por empleado.
Una columna con el centro de costos correspondiente a cada trabajador.
Preguntas frecuentes
¿Puedo generar el archivo si los aportes no están pagados?
Sí. El archivo siempre puede generarse, independientemente del estado del pago de los aportes.
¿En qué formato se entrega el archivo?
El archivo se entrega en formato Excel, ideal para revisión y validación de la información.
¿A qué correo se envía el archivo?
Se envía automáticamente al correo electrónico del usuario que inició sesión en el sistema al momento de generar el archivo.
Recomendación final
Generar el archivo de aportes es una buena práctica para verificar la información antes de realizar pagos o para auditorías internas. Te recomendamos revisarlo cuidadosamente cada periodo para asegurar la correcta gestión de los aportes a seguridad social.