En este artículo aprenderás cómo generar paso a paso el Formato 2276 de la DIAN, utilizando la información de los Certificados de Ingresos y Retenciones registrados en el sistema.
Esta guía está diseñada para administradores de empresas y personal de gestión humana que necesitan cumplir con esta obligación de forma clara, rápida y correcta.
¿Qué es el Formato 2276 de la DIAN?
El Formato 2276 es un reporte en XML que la DIAN solicita para informar los ingresos y retenciones practicadas a empleados durante el año gravable. Esta información se construye con base en los valores registrados en los Certificados de Ingresos y Retenciones de cada trabajador.
Requisitos antes de generar el Formato 2276
Antes de iniciar, verifica lo siguiente:
Tener Certificados de Ingresos y Retenciones generados para los empleados.
Confirmar que la información corresponda al período del 1 de enero al 31 de diciembre del año gravable.
Contar con acceso al menú Reportes del sistema.
Paso a paso para generar el Formato 2276
Paso 1: Ingresa al reporte de Certificados de Ingresos y Retenciones
Dirígete al menú Reportes.
Haz clic en Certificados de Ingresos y Retenciones.
Aquí encontrarás un explorador con la lista de empleados, junto con los valores asociados a cada concepto reportado.
Paso 2: Verifica la información de los certificados
Para validar que los valores sean correctos, puedes:
Generar un Explorador de Acumulados por Conceptos.
Definir el rango de fechas desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.
Esta verificación te ayudará a asegurar que la información que se enviará a la DIAN sea consistente y completa.
Paso 3: Genera el Formato 2276
Con la información en pantalla, haz clic en el botón Más opciones.
Selecciona Generar Formato 2276 – DIAN.
El sistema abrirá una nueva ventana para continuar con el proceso.
Paso 4: Define el tipo de identificación de los empleados
En la ventana emergente, el sistema te preguntará si deseas:
Asignar el tipo de identificación NIT a los empleados cuyo documento es cédula de ciudadanía,
Siempre que estos empleados estén inscritos en el RUT.
Selecciona la opción que aplique según la información de tus empleados.
Paso 5: Recibe el archivo XML para la DIAN
Al finalizar el proceso:
El sistema genera el archivo XML del Formato 2276.
Este archivo se envía automáticamente al correo electrónico del usuario que realizó el proceso.
El XML contiene la misma información registrada en los Certificados de Ingresos y Retenciones y está listo para ser utilizado ante la DIAN.
Información importante sobre dependientes económicos
Nota:
Si necesitas incluir en el Formato 2276 los dependientes económicos de tus empleados, debes realizar un paso adicional:
Toma el archivo XML generado por el sistema.
Cárgalo en el prevalidador de la DIAN.
Completa allí la información correspondiente a los dependientes económicos.
Este ajuste se realiza directamente en las herramientas de la DIAN.
Recomendaciones finales
Revisa siempre la información antes de generar el archivo.
Guarda una copia del XML enviado al correo como soporte.
Utiliza el prevalidador de la DIAN para evitar errores en la presentación del formato.
Con estos pasos podrás generar correctamente el Formato 2276 de la DIAN y cumplir con tus obligaciones de información exógena de forma sencilla y segura.