La funcionalidad de Grupos de Elementos para Contabilizar te permite organizar y personalizar la forma en que se registran los movimientos contables de nómina, asignando diferentes elementos según las necesidades de tu empresa.
Esto es especialmente útil cuando necesitas una contabilización más detallada, agrupando empleados bajo criterios específicos.
Importante: Esta funcionalidad está disponible únicamente para planes Nómina PLUS+
¿Para qué sirven los Grupos de Elementos para Contabilizar?
De forma predeterminada, el sistema realiza la contabilización mediante comprobantes contables o de pasivos. Sin embargo, con esta funcionalidad puedes:
Definir grupos personalizados de elementos contables.
Asignar empleados a estos grupos.
Controlar mejor la imputación contable según tu estructura organizacional.
¿Cómo acceder a la configuración?
Sigue estos pasos:
Dirígete a Configuración.
Haz clic en Grupos de Elementos para Contabilizar.
En esta sección podrás visualizar todos los grupos creados.
¿Qué información puedes ver en los grupos?
Cada grupo contiene la siguiente información:
Nombre del grupo: Debe ser único.
Descripción: Información breve del grupo.
Elemento 1, 2 y 3: Campos configurables según necesidad.
Empleados asociados: Número de empleados vinculados al grupo.
Acciones
: Permite gestionar la asociación de empleados.
Crear un nuevo grupo de elementos
Si necesitas crear un grupo, sigue estos pasos:
Paso a paso
Haz clic en Nuevo Grupo.
Completa la información en la ventana Definición de Elementos para Contabilizar:
Nombre del grupo (*)
Obligatorio.
Máximo 20 caracteres alfanuméricos.
Descripción
Opcional.
Máximo 60 caracteres alfanuméricos.
Elemento 1 (*)
Obligatorio.
Máximo 20 caracteres.
Elemento 2
Opcional.
Máximo 20 caracteres.
Elemento 3
Opcional.
Máximo 20 caracteres.
Haz clic en Guardar para finalizar.
Asociar empleados a un grupo
Puedes asignar empleados a un grupo específico para aplicar la configuración contable.
Paso a paso
En el grupo deseado, haz clic en Acciones.
Selecciona Asociar Empleados Según el Grupo de Elementos para Contabilizar.
Marca la casilla de los empleados que deseas asociar.
Haz clic en Asociar empleados al grupo.
Confirma la acción seleccionando Sí.
Al actualizar, verás el cambio en la columna Asociado.
Desasociar empleados de un grupo
Para retirar empleados de un grupo:
Ubica al empleado en la lista.
Verifica su estado en la columna Asociado.
Marca la casilla del empleado.
Haz clic en Asociar empleados al grupo.
Confirma con Sí.
El sistema actualizará el estado automáticamente.
Eliminar un grupo de elementos
Antes de eliminar un grupo, ten en cuenta lo siguiente:
Validaciones importantes
Pagos en proceso:
Debes eliminarlos antes de borrar el grupo.
Pagos en estado definitivo:
No es posible eliminar el grupo.
Puedes inactivarlo si ya no lo necesitas.
Opciones adicionales
Desde el menú de Más opciones, puedes:
Exportar grupos de elementos para contabilizar.
Exportar empleados con su grupo asociado.
Enviar por correo la información de empleados y sus grupos.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Puedo crear varios grupos de elementos?
Sí, puedes crear tantos grupos como necesites, siempre que cada uno tenga un nombre único.
¿Qué pasa si un empleado no está asociado a un grupo?
El sistema utilizará la configuración contable predeterminada.¿Puedo modificar un grupo después de crearlo?
Sí, puedes editar sus campos, siempre que no afecte procesos en curso.¿Por qué no puedo eliminar un grupo?
Puede deberse a que:Tiene pagos en proceso, o
Tiene pagos en estado definitivo.
En este último caso, debes inactivarlo.
Resumen rápido
Los Grupos de Elementos para Contabilizar permiten personalizar la contabilización de nómina.
Puedes crear, editar, asociar empleados y exportar información.
Antes de eliminar un grupo, valida que no tenga pagos asociados.