En esta guía encontrarás todas las nuevas funcionalidades de Nómina disponibles a partir de febrero de 2025. El objetivo es explicarte, paso a paso y de forma clara, qué cambió, para qué sirve y cómo usar cada novedad en tu operación diaria.

Importante: Algunas funcionalidades aplican únicamente para el Plan Nómina Plus 100+. En cada sección te indicamos si existe alguna restricción por plan.

1. Grupos de Pago

Estas nuevas funcionalidades aplican para el Plan Nómina Plus 100+

La funcionalidad de Grupos de Pago te permite organizar a tus empleados en diferentes grupos, cada uno con su propia periodicidad y tipo de calendario, facilitando la gestión de pagos cuando no todos los colaboradores se liquidan igual.

¿Para qué sirven los Grupos de Pago?
Con los Grupos de Pago puedes:
- Pagar nómina con periodicidades diferentes (mensual, quincenal o decadal).
- Definir el tipo de calendario (días comerciales o días calendario) por grupo.
- Ejecutar el pago de nómina de forma ordenada y segmentada.
Requisito previo: validar parámetros de la organización
Antes de crear o usar Grupos de Pago, valida la configuración general de tu empresa:
- Ingresa a Configuración → Organización → Parámetros.
- Verifica la periodicidad y el tipo de nómina (comercial o calendario).

Paso 1: Crear un Grupo de Pago

Ve a Configuración → Grupos de Pago.
Haz clic en Nuevo Grupo.
Completa la información solicitada:
- Nombre del Grupo (obligatorio): Hasta 20 caracteres alfanuméricos.
- Descripción (opcional): Hasta 60 caracteres alfanuméricos.
- Periodicidad del Pago (obligatorio): Mensual, Quincenal o Decadal.
- Tipo de Calendario (obligatorio): Días Comerciales o Días Calendario.

Finaliza haciendo clic en Guardar cambios.

Paso 2: Asociar empleados a un Grupo de Pago

Una vez creado el grupo, debes asociar los empleados que harán parte de él.

En Configuración → Grupos de Pago, ubica el grupo.
Haz clic en el ícono de tres puntos ubicado a la derecha.
Selecciona Asociar empleados al grupo de pagos.

En la nueva ventana podrás:

Ver empleados no asociados a ningún grupo.
Ver los empleados ya asociados a ese grupo específico.
Identificar fácilmente si un empleado está asociado o no.

Asociar o desasociar empleados

Marca o desmarca la casilla de verificación junto al nombre del empleado.
Haz clic en Asociar Empleados al Grupo.
Confirma el mensaje seleccionando Sí.

Nota:

Los empleados no asociados pasarán a quedar asociados.
Los empleados ya asociados se desasociarán del grupo.

Paso 3: Pagar Nómina por Grupos

Para realizar el pago de nómina utilizando los Grupos de Pago:

Ingresa a Nómina → Gestión de Pagos de Nómina.
Haz clic en Pagar Nómina por Grupos.

Aquí podrás visualizar:

Todos los grupos de pago creados.
La opción Empleados sin grupo.

El sistema realizará el pago según la configuración de cada grupo.

Importante:

Los empleados sin grupo se pagarán según la configuración definida en los Parámetros de la Organización.
Para pasar de un período a otro, es obligatorio que todos los empleados (incluidas las liquidaciones) tengan su pago completado en el período actual.

2. Nuevos Conceptos de Nómina

Estas nuevas funcionalidades aplican para todos los planes.

Se incorporan nuevos conceptos de nómina que amplían las opciones de pago y deducción.

Para gestionarlos, ingresa a: Configuración → Conceptos de Nómina.

Retroactividad Salarial
La Retroactividad Salarial permite registrar ajustes salariales correspondientes a períodos anteriores.

Características principales:
- Se registra como una novedad salarial en valor.
- Su comportamiento contable es igual a los Pagos Constitutivos de Salario.
- Afecta prestaciones sociales como:
  - Cesantías
  - Intereses de cesantías
  - Prima
  - Vacaciones
La contabilización depende de la configuración de la contabilidad salarial.

Préstamo con Saldo
Este nuevo tipo de concepto facilita el control de préstamos otorgados a los empleados.

Aspectos clave a tener en cuenta:
- Puedes crear varios conceptos de este tipo.
- Se tiene en cuenta en el control del tope de deducciones, con la misma prioridad que las libranzas.
- Su comportamiento en nómina es similar al de las libranzas.

¿Cómo registrar la novedad?

Ingresa la novedad en el pago del empleado.
Registra el valor de la cuota o saldo a descontar.
Asocia el tercero correspondiente.

Una vez guardada la novedad, podrás ver:

El valor de la cuota en las deducciones.
El saldo pendiente por pagar.
El tercero asociado.

Esta información también se refleja en la colilla de pago.

Conceptos Extralegales
Ahora puedes crear conceptos Extralegales, es decir, pagos adicionales que no son obligatorios por ley y que el empleador decide otorgar.

Ejemplos comunes:
- Aguinaldo
- Prima extralegal
- Quinquenio
- Prima de vacaciones
El empleador define:
- La base de cálculo.
- Los días a pagar.

Cómo crear un concepto extralegal

Ingresa a Configuración → Conceptos de Nómina.
Haz clic en Nuevo Concepto.
En Tipo de Concepto, selecciona Extralegal.
Completa la información solicitada:
- Nombre del concepto.
- Definición de la base de cálculo (campo obligatorio).
Utiliza el botón de ayuda para validar información adicional durante el proceso.

Para más información del proceso da clic aquí.