Video tutorial
La creación masiva de empleados te permite registrar varios colaboradores al mismo tiempo mediante una plantilla de Excel. Al tener la información completa y correctamente cargada, podrás liquidar la nómina de forma rápida y sin reprocesos.
Este proceso es ideal para empresas que ingresan muchos empleados o que están iniciando su operación en el sistema.
¿Para qué sirve la creación masiva de empleados?
Registrar correctamente a los empleados es un paso clave en la gestión de nómina. Al usar la importación masiva podrás:
Ahorrar tiempo en el registro de información.
Evitar errores de digitación repetitiva.
Garantizar que los datos necesarios para nómina y seguridad social estén completos.
Preparar el sistema para generar pagos de nómina sin inconvenientes.
Ruta para crear empleados de forma masiva
Sigue esta ruta dentro del sistema:
Nómina → Gestión de empleados
Más opciones → Importar empleados
Al ingresar, el sistema te mostrará una ventana con los pasos del proceso y la opción para descargar la plantilla de Excel.
Paso 1: Descargar la plantilla de importación
Haz clic en Descargar plantilla.
Guarda el archivo en tu equipo.
Abre la plantilla en Excel para comenzar a diligenciarla.
Paso 2: Recomendaciones antes de diligenciar la plantilla
Antes de ingresar la información, ten en cuenta lo siguiente:
No modifiques la estructura del archivo (no elimines ni agregues columnas o filas).
Puedes borrar la información del empleado de ejemplo que trae la plantilla.
Los campos marcados en color azul son obligatorios.
Algunos campos incluyen menús desplegables; selecciona siempre una opción válida.
Al pasar el cursor sobre el título de algunas columnas, verás una breve ayuda sobre el dato requerido.
Cada fila del archivo corresponde a un empleado. Debes diligenciar una fila completa por cada persona a importar.
Paso 3: Diligenciar la información del empleado
La información solicitada es la misma que se registra cuando creas un empleado de forma individual. A continuación, se explica por secciones para facilitar su diligenciamiento.
1. Datos básicos del empleado
Tipo de identificación: Selecciona la opción correspondiente desde el menú desplegable.
Identificación: Ingresa el número de documento sin puntos ni comas.
Inscrito en el RUT: Indica si el empleado está inscrito en el RUT.
Primer nombre y primer apellido: Campos obligatorios.
Segundo nombre y segundo apellido: Opcionales.
Fecha de nacimiento: Formato día/mes/año.
Género: Selecciona desde el menú desplegable.
2. Datos de contacto
Dirección: Dirección de residencia del empleado.
Ciudad: Ingresa el código DIAN de la ciudad. Si no lo informas, el sistema asigna la ciudad de la empresa.
Teléfono/móvil: Número sin indicativo de ciudad o país.
Teléfono adicional: Opcional.
Correo electrónico: Correo del empleado.
3. Contacto de emergencia
Nombre del contacto.
Teléfono/móvil del contacto.
Correo electrónico del contacto (opcional).
4. Información laboral
Tipo de empleado: Selecciona desde el menú.
Tipo de contrato: Indica el tipo de contrato.
Fecha de contratación: Formato día/mes/año.
Fecha fin de contrato: Obligatoria solo para contratos a término fijo.
Jornada laboral: Tiempo completo (8 horas) o medio tiempo (4 horas).
Horas diarias: Obligatorio si la jornada es por horas (máximo 8).
Sábado día hábil: Selecciona Sí si aplica para el cálculo de vacaciones. Si no se diligencia, se toma el parámetro de la empresa.
Área y cargo: Selecciona o digita según corresponda.
Centro de responsabilidad: Selecciona el centro que aplica.
5. Seguridad social y afiliaciones
Tipo de cotizante: Selecciona desde el menú.
Entidad de salud.
Entidad de pensiones.
Caja de compensación.
Centro de trabajo: Relacionado con la clase de riesgo ARL.
Fondo de cesantías.
Para aprendices y practicantes, algunos de estos campos deben dejarse en blanco según el tipo de cotizante.
6. Alto riesgo en pensión
Selecciona Sí solo si el empleado realiza actividades clasificadas como alto riesgo según el Decreto 2090 de 2003.
Si seleccionas Sí, el sistema aplicará automáticamente la tarifa especial de pensión.
Si no aplica, selecciona No.
7. Información salarial
Salario: Ingresa el salario mensual del empleado.
Aprendices y practicantes: máximo el salario mínimo.
Salario integral: mínimo 13 salarios mínimos.
Fecha desde la cual rige el salario: Opcional. Si no se informa, se toma la fecha de contratación.
Modalidad de salario: Fijo, variable, por días o a destajo.
Salario integral: Selecciona Sí o No.
Auxilio aplicable: Transporte o conectividad.
Momento de pago del auxilio: Selecciona la opción correspondiente.
8. Retención en la fuente y alivios tributarios
Procedimiento de retención: Si no aplica o no lo conoces, asigna Procedimiento 1.
Intereses de vivienda: Selecciona Sí solo si el empleado tiene certificado.
Valor intereses de vivienda: Obligatorio si seleccionas Sí.
Salud voluntaria: Diligencia el valor si aplica.
Alivio por dependientes: Selecciona Sí si el empleado cumple los requisitos legales.
Si aplican dependientes, debes diligenciar:
Nombre del pariente.
Fecha de nacimiento.
Tipo de pariente.
Año/mes de inicio y fin de vigencia.
9. Información bancaria
Número de cuenta.
Tipo de cuenta: Ahorros o corriente.
Entidad financiera.
Si el empleado tiene documentos como cédula de extranjería o pasaporte, deberás indicar si se requiere cambiar la identificación para el banco y diligenciar los datos bancarios correspondientes.
10. Vacaciones
Días hábiles de vacaciones por año: Si no se diligencia, el sistema asigna 15 días por defecto.
Paso 4: Importar la plantilla
Guarda el archivo de Excel.
Regresa a la ventana de importación.
En el paso 3, selecciona el archivo desde tu equipo.
Haz clic en Importar.
El sistema realizará las validaciones necesarias.
¿Qué hacer si se presentan errores?
Si existen inconsistencias:
El sistema mostrará un resumen del resultado de la importación.
Podrás descargar un archivo con los errores.
En la última columna del archivo verás el motivo del error por empleado.
Solo aparecerán los empleados que no pudieron importarse.
Corrige la información, guarda el archivo y cárgalo nuevamente.
Confirmación y verificación
Cuando la importación finalice correctamente, verás un mensaje de confirmación.
Puedes verificar los empleados creados ingresando a: Nómina → Gestión de empleados
Este proceso garantiza que tu nómina quede correctamente configurada y lista para su liquidación.