Importar de forma masiva las novedades de Horas Extras y Recargos te permite agilizar el proceso de preparación de nómina y reducir errores manuales.
Esta guía te explica, paso a paso y con ejemplos claros, cómo descargar la plantilla, completarla correctamente e importarla al sistema.
Paso 1: Ingresar al módulo de importación de novedades
Accede al menú Nómina → Gestión de Pagos de Nómina.
Haz clic en Importar Novedades.
En el menú desplegable, selecciona Horas Extras y Recargos.
Se abrirá una nueva ventana donde podrás descargar la plantilla necesaria para el proceso.
Paso 2: Descargar la plantilla de novedades
Haz clic en Descargar Plantilla.
Abre el archivo en Excel.
El documento contiene ejemplos de referencia. Puedes borrarlos para empezar a registrar tu información.
Importante: No elimines ninguna de las columnas de la plantilla.
Paso 3: Completar correctamente la plantilla
A continuación, se explica cada campo del archivo y cómo debes diligenciarlos:
Campos obligatorios de identificación del empleado
Tipo de Identificación: Selecciona en el menú desplegable el tipo de documento asociado al empleado.
Identificación: Ingresa el número de identificación del empleado, tal como fue registrado en su creación.
Campos de configuración de la novedad
Concepto de Nómina: Elige, desde el menú desplegable, el concepto asociado a la hora extra o recargo que deseas importar.
Informado en: Selecciona si vas a registrar la novedad en Horas o en Valor.
Horas o Valor
Si seleccionaste Horas, ingresa la cantidad correspondiente.
Si seleccionaste Valor, escribe el monto a pagar.
Nota: Puedes ingresar horas y valores con decimales.
Periodicidad y frecuencia de pago
Periodicidad de la novedad: Selecciona la frecuencia con la que se aplicará la novedad:
Número de veces: si se pagará por un período limitado.
Tiempo indefinido: si se pagará de forma continua.
Número de Veces: Este campo solo se diligencia si seleccionaste Número de Veces en el paso anterior.
Ejemplo:
Si escribes 2, la novedad se pagará durante dos periodos de nómina.
Si elegiste Tiempo Indefinido, deja este campo en blanco.
Aplicación del período de pago
Aplicar esta novedad en: Selecciona el período de nómina en el cual deseas que se aplique la novedad.
Las opciones dependen de la configuración de tu empresa (mensual, quincenal o decadal).
Importante:
Si en “Número de Veces” indicaste 1, aquí debes elegir el período exacto en el que se pagará la novedad.
Paso 4: Guardar e importar la plantilla
Una vez completes todos los campos obligatorios:
Guarda el archivo en tu equipo.
En el sistema, haz clic en Seleccione y ubica el archivo guardado.
Verifica que el nombre del archivo sea correcto.
Haz clic en Importar para cargar la información.
El sistema procesará la plantilla e importará las novedades.
Paso 5: Verificar errores o confirmación de importación
Si el archivo contiene errores, el sistema te mostrará un aviso y podrás descargar un archivo de errores para hacer las correcciones necesarias.
Si la importación fue exitosa, recibirás una notificación de confirmación indicando cuántas novedades fueron cargadas correctamente.
Paso 6: Revisar las novedades en el pago de nómina
Después de importar:
Ingresa al pago de nómina en preparación.
Verifica que las novedades aparezcan registradas para cada empleado.
Si necesitas modificarlas, puedes hacerlo desde el ícono de edición disponible en cada una de ellas.
Una vez confirmes que la información es correcta, selecciona Finalizar Preparación para continuar con el proceso.