Los pagos de nómina masivos corresponden a los pagos realizados según la periodicidad definida en los Parámetros de la Organización: quincenal, decadal o mensual.
Este artículo te guiará paso a paso para generar, revisar, aprobar y pagar la nómina de forma correcta y sin errores.
1. Etapas del proceso de nómina
Un pago de nómina pasa por tres fases principales. Estas aparecen en la parte superior de la pantalla durante el proceso.
Preparación
Es la fase inicial donde se liquida la nómina.
Puedes recalcular la nómina tantas veces como sea necesario.
Permite revisar valores, cargar novedades y verificar que todo esté correcto.
Aprobación
En esta etapa se confirma que la información está lista para ser pagada.
Si se encuentran inconsistencias, pueden realizarse ajustes tanto aquí como en la fase de Preparación.
Pago
Es la fase final.
Se utiliza cuando la nómina ya está aprobada y no requiere más modificaciones.
2. Cómo iniciar un pago de nómina masivo
Paso 1: Ingresar a la gestión de pagos
Ve al menú Nómina → Gestión de Pagos de Nómina.
Haz clic en el botón Pagar Nómina.
Ejemplo: Para este tutorial, se toma como referencia un pago quincenal.
Paso 2: Ver la nómina en preparación
Al abrir el pago, verás:
El periodo de nómina, por ejemplo: Quincena del 16/08/2024 al 31/08/2024.
El listado de empleados incluidos en este periodo.
Los valores base de liquidación.
En esta ventana también encontrarás herramientas clave:
Actualizar/Refrescar
: Permite actualizar los valores mostrados en pantalla (ideal cuando agregas novedades manuales).
Agregar comentarios
: Útil para incluir anotaciones internas sobre la liquidación.
Adjuntar archivos
: Puedes subir soportes o documentos relacionados con esta nómina.
3. Revisar la liquidación de cada empleado
Para consultar el detalle de liquidación:
Ubica al empleado en la lista.
Haz clic en el botón Ver Detalle.
Dentro del detalle encontrarás:
Devengados: salario del periodo, auxilio de transporte, horas extras, novedades automáticas, entre otros.
Deducciones: salud, pensión y descuentos aplicables.
Pago neto: resultado final entre devengados y deducciones.
Si un empleado tiene salario integral, también verás los conceptos asociados a esta modalidad.
Agregar novedades manuales (opcional)
Puedes adicionar novedades como vacaciones, incapacidades u otros conceptos directamente desde esta pantalla. Puedes consultarlos aquí.
4. Ver detalle por conceptos (resumen general)
También puedes consultar una vista resumida del pago:
Haz clic en Ver Detalle de Pago por Conceptos.
Se mostrará un resumen total de:
Devengados.
Deducciones.
Novedades manuales.
En la parte inferior verás el total neto de la nómina.
Cuando todo esté revisado, haz clic en Finalizar Preparación.
La nómina pasará al estado Por Aprobar.
5. Aprobar la nómina
Si tu organización tiene un responsable diferente para la aprobación:
Dirígete a Nómina → Gestión de Pagos de Nómina → pestaña En Proceso.
Selecciona la nómina desde:
El listado
El menú de los tres puntos (Ver Pago de Nómina).
Acciones disponibles en estado "Por Aprobar"
Modificar valores o novedades.
Devolver a Preparación si otra persona debe hacer ajustes.
Eliminar pago si necesitas generar uno nuevo.
Cuando la nómina esté correcta, haz clic en Aprobar.
La nómina pasará a estado Por Pagar.
6. Finalizar el proceso: Pago a los empleados
Para continuar con el proceso y hacer efectivo el pago:
Ve a Gestión de Pagos de Nómina → pestaña Por Pagar.
Allí encontrarás el pago listo para su ejecución bancaria o contabilización (según tu flujo interno).
Notas importantes
Si realizas un adelanto de nómina a un empleado en un periodo específico y luego generas un pago masivo para ese mismo periodo, el sistema no incluirá automáticamente a ese empleado en el pago masivo.