¿Qué es la distribución de contabilización en nómina?
La distribución de contabilización permite dividir los gastos y costos de nómina (devengados, deducciones y pasivos laborales) entre diferentes áreas y centros de costos según las reglas definidas por tu empresa.
Esta funcionalidad es útil cuando:
Un empleado trabaja en varias áreas o proyectos.
Deseas repartir el gasto de nómina entre diferentes centros.
Requieres reportes contables más precisos y segmentados.
La distribución se basa en la información registrada en:
Información laboral del empleado (área y centro origen).
Configuración → Contabilización Nómina, donde están definidas las cuentas contables.
Requisitos previos
Antes de iniciar, asegúrate de:
Tener el plan Nómina PLUS 100+.
Tener configurados previamente los Centros y Áreas de tu organización.
Contar con permisos para acceder a la configuración de nómina.
Paso 1: Activar la distribución por centros de costos
Ingresa a Configuración → Organización.
Abre la pestaña Parámetros.
Ubica la opción: “Al contabilizar los costos y gastos de Nómina se distribuyen por Centros de costos”.
Selecciona Sí.
Haz clic en Guardar.
Importante:
La distribución empezará a aplicarse a partir del próximo pago de nómina que generes.
Paso 2: Verificar qué conceptos de nómina pueden distribuir
Antes de generar la nómina, define qué conceptos permitirán distribución.
Ve a Configuración → Conceptos de Nómina.
Revisa la columna Distribuye para ver si cada concepto está habilitado.
Desde la columna Acciones, puedes:
Marcar un concepto para que distribuya.
Desmarcarlo si no debe distribuir.
¿Qué conceptos se pueden distribuir?
Conceptos de gastos.
Ausentismos remunerados.
Los conceptos de prestaciones sociales no distribuyen desde esta sección, ya que su distribución se maneja desde los pasivos laborales.
Paso 3: Definir la distribución en los Pasivos Laborales
Los pasivos laborales también pueden distribuirse, especialmente cuando deseas repartir:
El gasto asociado a prestaciones sociales (cuenta 5).
El gasto de deducciones de ley.
Ingresa a Configuración → Elementos de Pasivos Laborales.
Revisa la columna Distribuye.
Desde Acciones, marca o desmarca los pasivos que deben distribuirse.
Asegúrate de revisar toda la lista para la contabilización se realice correctamente.
Paso 4: Crear y configurar los Grupos de Distribución
Los Grupos de Distribución contienen las reglas que indican cómo se dividirán los gastos por centro y área.
4.1 Crear un nuevo Grupo de Distribución
Ingresa a Configuración → Grupos de Distribución.
Haz clic en Nuevo Grupo.
Completa la información:
Nombre del Grupo (*)
Descripción
Centro Origen (*)
Área Origen (*)
Estado: debe estar en Activo
Haz clic en Guardar.
4.2 Configurar las reglas de distribución
En la parte inferior del grupo:
Haz clic en la opción “aquí” para abrir la configuración de reglas.
Define:
Centro Destino
Área Destino
Concepto Destino (opcional)
Porcentaje a Distribuir (%)
(Opcional) Selecciona hasta 3 elementos para categorizar la distribución.
Haz clic en Actualizar.
La tabla inferior mostrará las reglas configuradas y el porcentaje total.
Recuerda: El porcentaje total por grupo debe ser 100%.
Editar o eliminar reglas
Para editar una regla, haz clic en el ícono lápiz.
Para eliminarla, utiliza el ícono papelera.
Paso 5: Asignar empleados a un Grupo de Distribución
La distribución solo se aplica a empleados asociados a un grupo.
Ve a Configuración → Grupos de Distribución.
En el grupo deseado, haz clic en Asociar Empleados a Distribuir.
Verás la lista de empleados cuyo centro y área origen coinciden con el grupo.
Marca o desmarca la casilla del empleado según corresponda.
Haz clic en Asociar Empleados al Grupo.
Confirma la actualización seleccionando Sí.
El sistema actualizará el estado del empleado a Asociado o No asociado, dependiendo de la acción realizada.
Solo se realizará la distribución en los pagos de nómina de los empleados asociados al grupo antes de generar la nómina.
Resumen
Para habilitar la distribución de contabilización en Loggro debes:
Activar el parámetro general.
Verificar los conceptos de nómina que distribuyen.
Configurar los pasivos laborales que aplican.
Crear grupos de distribución y definir reglas al 100%.
Asociar empleados al grupo correspondiente.
Una vez completado este proceso, la nómina se contabilizará con la distribución definida de forma automática y precisa.
Es importante tener en cuenta que la distribución de costos se realiza con el área y centro definido en la información laboral del empleado. Para generar correctamente el comprobante de nómina se tiene en cuenta la información establecida en Configuración → Contabilización Nómina sobre cuentas contables que se manejan en los devengados, deducciones y prestaciones por área.
La distribución hace referencia a que los conceptos de nómina (generalmente devengados) o los pasivos laborales (la parte del gasto) distribuyan un porcentaje a un área y a un centro especifico y otro porcentaje a otra área y centro diferente o puede ser incluso el mismo.
Por ejemplo: La distribución puedes utilizarla cuando tengas empleados que laboran en diferentes áreas o en la misma área, pero en diferentes proyectos.
1. Configurar Parámetro en la Organización
Para iniciar debes ingresar a la opción de Configuración → Organización, pestaña de Parámetros, allí encuentras una nueva opción que indica: Al contabilizar los costos y gastos de Nómina se distribuyen por Centros de costos:
Debes desplegar el menú y seleccionar Sí para activar dicha configuración. Recuerda guardar los cambios para que estos se conserven.
Ten en cuenta que la distribución de la contabilización empezará a aplicar desde el momento que actives el parámetro, es decir para el próximo pago de nómina que generes.
2. Verificar los Conceptos de Nómina que distribuyen
Es importante que antes de generar los pagos de nómina se defina cuales son los conceptos por los cuales el sistema puede o no hacer una distribución.
Ten en cuenta que los conceptos que permiten distribuir son conceptos de gastos y ausentismos remunerados.
Para esto ingresa a Configuración → Conceptos de Nómina.
En la nueva ventana encuentras los conceptos de Nómina con los que cuenta el sistema y puedes verificar una columna donde si indica si este distribuye o no.
Adicional, desde la columna de Acciones puedes marcar o desmarcar el concepto para la distribución.
Por ejemplo, si tienes configurado un concepto que distribuye y requieres indicar que este no debe distribuir debes dar clic en la opción "Desmarcar el concepto para que no distribuya"
Con esto podemos evidenciar que el concepto quedó configurado para que no distribuya y desde las acciones se podría marcar nuevamente para distribuir.
Es importante que verifiques esta lista de conceptos y realices la configuración si debe distribuir o no, según tus necesidades.
3. Verificar los Elementos de Pasivos Laborales
Para continuar con la parametrización debes verificar también los elementos de pasivos laborares y definir cuales de ellos deben distribuir.
En la opción anterior "verificar los conceptos de nómina que distribuyen" los conceptos de prestaciones sociales no permiten distribuir porque son conceptos no específicos al gasto si no al pasivo.
Esta opción fue creada para especificar que el concepto que va a distribuir de las prestaciones sociales es el gasto como tal, la cuenta contable 5. Además, que permite distribuir el gasto de deducciones de ley.
Este proceso lo realizas ingresando a Configuración → Elementos de Pasivos Laborales.
En la nueva ventana encuentras el listado de pasivos labores y puedes verificar una columna donde se indica para cada uno si distribuye o no.
Adicional, desde la columna de Acciones podrás desmarcar aquellos pasivos que no requieres que sean distribuidos o marcarlos nuevamente.
Finaliza la revisión de todos los pasivos laborales con la configuración de distribución que aplica.
4. Configurar los Grupos de Distribución
El siguiente paso es configurar cada uno de los Grupos de Distribución que tiene la compañía. Esto es importante ya que allí definimos las reglas de distribución de los gastos de Nómina según el centro y área origen de los empleados.
Para realizar este proceso ingresamos a Configuración → Grupos de Distribución.
En la nueva ventana se identifica el listado de Grupos de Distribución creados con su información básica como: centro origen, área origen, número de empleados asociados y su estado.
Al dar clic en el nombre del grupo que se muestra en color azul puedes realizar modificaciones en su información si lo requieres.
4.1 Crear un Grupo de Distribución
Si deseas crear un nuevo Grupo de Distribución debes dar clic en el botón Nuevo Grupo.
En la nueva ventana debes diligenciar los datos relacionados con dicho Grupo de Distribución, ten en cuenta que los campos marcados con (*) son de obligatorio diligenciamiento.
Nombre del Grupo*: Indica un nombre con el cual identifiques fácilmente el grupo de distribución.
Descripción: Si deseas puedes agregar una descripción para el grupo.
Centro Origen*: Desde el menú desplegable debes seleccionar el centro origen para el grupo de distribución. Estos centros deben estar creados previamente en el sistema por la ruta Configuración → Centros. Tienes la posibilidad de seleccionar solo un centro origen por grupo.
Área Origen*: Este campo permite seleccionar desde el menú desplegable el área origen para dicho grupo.
Estado*: Verifica que el estado del grupo sea activo para poder hacer uso del mismo.
Para finalizar da clic en el botón Guardar.
En la sección inferior de esta configuración del Grupo de Distribución tienes la posibilidad de definir las reglas que aplican para la contabilización.
Al dar clic en la opción "aquí" se abre una nueva ventana donde puedes especificar el comportamiento de la contabilización para dicho grupo de distribución, allí visualizas la información de centro origen y área origen.
4.2 Configurar las reglas del Grupo de Distribución
Para definir las reglas de distribución para la contabilización debes indicar algunos datos.
Selecciona desde el menú desplegable el Centro Destino y Área Destino.
Puedes establecer también un Concepto Destino, este ayuda a especificar un poco más la información de la distribución que se va a realizar.
Establece el Porcentaje a Distribuir (%) para el centro, área y concepto destino que se indicó anteriormente.
Adicional, desde la siguiente sección puedes definir Elementos que requieres que sean utilizados al momento de generara la contabilización con distribución.
Los elementos son un marcador, identificador o categorizador adicional que ayuda a ciertas empresas a generar otros indicadores según las condiciones de la distribución con estos categorizadores. Los elementos no son obligatorios y se pueden usar hasta 3.
Por último da clic en el botón Actualizar.
Con esto en la parte inferior se mostrará la información ingresada con el total en porcentaje.
Se debe tener en cuenta que el total para cada grupo debe ser 100%.
Si deseas modificar alguna de esas reglas de distribución establecidas puedes dar clic en el lápiz
y realizar la edición en la sección superior donde estableciste inicialmente la información.
En caso de que requieras eliminar alguna distribución puedes dar clic en la papelera
de la fila correspondiente.
Recuerda que el total de porcentaje de distribución para cada grupo debe ser 100%.
5. Asignar los Empleados a Grupos de Distribución
Luego de tener los grupos de distribución creados con sus reglas, es importante asignar los empleados al grupo que corresponde. Esto permite que al momento de generar su pago de nómina, la contabilización de gastos sea distribuida de forma correcta.
Para realizar este proceso ingresamos a Configuración → Grupos de Distribución.
Para el grupo a configurar damos clic en la opción Asociar Empleados a Distribuir, que se encuentra desde la columna de Acciones.
En la nueva ventana puedes visualizar el listado de empleados cuyo centro y área origen en su información laboral son los mismos definidos en el grupo de distribución.
Puedes visualizar la columna de Asociado, allí se indica si el empleado pertenece o no a dicho grupo de distribución.
Para nuestro ejemplo el empleado se encuentra asociado al grupo, si deseamos desasociarlo debemos seleccionarlo desde el botón de verificación ① y dar clic en Asociar Empleados al Grupo ②.
Con esto se muestra un nuevo mensaje de confirmación donde se indica que para los empleados seleccionados que se encuentran asociados al grupo, se les asignara que No quedarán asociados y para los que no están asociados, se les asignará que Si.
Da clic en Sí para continuar.
Luego puedes visualizar que el empleado se muestra como No asociado
Es decir que el grupo de distribución no cuenta con empleados, como se visualiza en el listado de grupos.
Recuerda que la distribución de la contabilización solo se realizará para los empleados que se encuentren asociados en el grupo que corresponde antes de generar el pago de nómina.