Resumen rápido
¿Qué es? Un reporte que muestra los valores de prima de servicios causados y pagados a tus empleados durante el año.
¿Para quién es útil? Administradores y personal de gestión humana que necesitan verificar cálculos de prima, hacer seguimiento a pagos o preparar información contable.
¿Qué necesitas? Acceso al módulo de Reportes y saber el año y mes que quieres consultar.
¿Qué es el Consolidado de Prima de Servicios?
La prima de servicios es una prestación social que las empresas colombianas deben pagar a sus empleados dos veces al año. El Consolidado de Prima de Servicios es el reporte que te permite ver, de forma detallada, cuánto se ha causado (generado) y cuánto se ha pagado de esta prestación a cada uno de tus empleados durante el período que elijas.
Antes de empezar
Para consultar este reporte necesitas:
Tener acceso al módulo de Reportes dentro del sistema.
Saber el año y el mes que quieres consultar.
Tener presente que solo puedes consultar información hasta la fecha del pago en curso. No es posible ver meses futuros, ya que los promedios y bases de esos períodos aún no están confirmados.
Paso a paso: cómo consultar el reporte
Paso 1: Ingresa al reporte
Dirígete al menú principal y haz clic en la siguiente ruta: Reportes ➞ Consolidado Prima de Servicios.
Paso 2: Filtra por año y mes
Al ingresar, el sistema te pedirá diligenciar los datos de consulta:
Selecciona el año que deseas revisar.
Selecciona el mes correspondiente.
Paso 3: Ejecuta la búsqueda
Haz clic en el botón Buscar.
El sistema generará automáticamente una tabla con la información calculada de la prima de servicios de cada empleado, cubriendo desde el inicio hasta el fin del período de cálculo correspondiente.
Tip: Si necesitas comparar varios meses, puedes repetir la búsqueda cambiando el filtro de mes sin salir del reporte.
¿Qué información encontrarás en el reporte?
La siguiente tabla explica cada columna que verás al generar el reporte, para que puedas interpretar los resultados sin dificultad:
Columna | ¿Qué significa? |
Empleado | Número de identificación del empleado. |
Nombre Empleado | Nombre completo, mostrando primero los apellidos y luego los nombres. |
Vinculado | Indica si el empleado sigue activo (Sí) o ya fue desvinculado (No) de la organización. |
Centro | Centro de costos actual asignado al empleado. |
Área | Área de la organización a la que pertenece el empleado. |
Tipo de Cotizante | Categoría bajo la cual el empleado cotiza a seguridad social, a la fecha del reporte. |
Salario Mensual | Salario mensual actual registrado en la ficha del empleado. |
Salario Base Día | Resultado de dividir el salario mensual entre 30. |
Modalidad de Salario | Tipo de salario que tiene asignado el empleado (por ejemplo, integral u ordinario). |
Base Promedio Mensual | Promedio mensual usado como base para el cálculo de la prima. |
Base Promedio Día | El promedio mensual anterior, dividido y redondeado a dos decimales, para obtener el valor diario. |
Inicio Cálculo Prima | Fecha desde la cual se empieza a calcular la prima del semestre (1 de enero o 1 de julio, según corresponda, o la fecha de contratación si es posterior). |
Fin Cálculo Prima | Fecha en la que termina el cálculo: el fin del mes consultado, o la fecha de retiro si el empleado ya no está vinculado. |
Días Laborados | Cantidad de días entre el inicio y el fin del cálculo de prima (sin decimales). |
Días a Pagar de Prima | Días proporcionales que se reconocen para el pago de la prima (con 2 decimales). |
Valor Prima | El monto total de la prima, calculado como Base Promedio Día × Días a Pagar de Prima. |
Anticipos de Prima | Valor ya pagado al empleado por concepto de prima durante el semestre consultado. |
Saldo Prima | Lo que falta por pagar: Valor Prima menos Anticipos de Prima. |
Pasivo Mes Prima | Valor contable de la prima pendiente que se refleja en la contabilidad tras la nómina. |
Importante: El campo Pasivo Mes Prima se calcula únicamente cuando se realiza el último pago del mes para un empleado. Si consultas un mes en el que aún no se han procesado todos los pagos de un empleado, este campo mostrará el valor calculado del mes anterior.
Cómo exportar el reporte
Si necesitas guardar esta información en un archivo (por ejemplo, para compartirla o analizarla en otra herramienta), sigue estos pasos:
Haz clic en Más Opciones.
Selecciona Exportar.
Solución de problemas
Problema | Posible causa | Solución |
No puedo consultar el mes actual completo | El reporte solo permite ver hasta la fecha del pago en curso | Espera a que se confirmen los promedios y bases del mes, o consulta el período anterior |
El "Pasivo Mes Prima" no coincide con lo esperado | Aún no se ha realizado el último pago del mes para ese empleado | Verifica que todos los pagos de nómina del mes ya se hayan procesado |
No veo empleados desvinculados | El filtro de "Vinculado" puede estar limitando los resultados | Ajusta el filtro a "No" o revisa ambas opciones |
Preguntas frecuentes
¿Puedo consultar meses futuros en este reporte?
No. El sistema no permite consultar períodos futuros porque los promedios y bases de esos meses aún no están confirmados y podrían generar valores incorrectos.
¿Qué pasa si un empleado fue desvinculado durante el semestre?
El campo "Fin Cálculo Prima" tomará automáticamente la fecha de finalización de su contrato, en lugar del fin de mes.
¿Por qué el "Salario Base Día" se calcula dividiendo entre 30?
Es la convención estándar usada para prorratear el salario mensual en un valor diario, independientemente del número real de días del mes.
¿Puedo exportar el reporte a Excel?
Sí. Usa la opción Más Opciones ➞ Exportar para descargar la información.